田島総合法律事務所,クラウドバックアップを導入、文書管理にとどめずテレワークに活用

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写真●田島総合法律事務所の田島正広弁護士(右)と河盛史郎事務局業務部長

 田島総合法律事務所(東京・千代田)は2014年12月から、AOSデータ(東京・港)が提供する企業向けクラウドバックアップサービス「AOSBOX Business」を採用。裁判に関連する電子文書や、現場の証拠写真といった画像データなど、執務で扱うデータの管理に活用している。2013年春からAOSBOXの一般向けサービスを利用していたが、バックアップできるデータ容量を拡張するなどした企業向けサービスの開始に伴い、利用を開始した。

 同事務所では、法務案件で扱う文書を紙から電子データに移行する取り組みを進めている。過去に手がけた案件の文書を、数年後に確認する必要が生じた際、効率的に対応するためだ。

 例えば、企業の破産管財人を担当する場合、破産手続きを始めてから数年後に、破産手続きに関する問い合わせを債権者から受けることがある。

 そのとき関連する書類が紙文書だと、過去の案件の書類を保管している倉庫から取り出す手間がかかっていた。書類の増加に伴い、保管用の倉庫のレンタル費用もかさんでいた。

 そうした手間やコストを省くため、日々の執務で利用する文書の電子化を進めてきた。従来も、社内に設置したパソコンの外付けハードディスクを定期的にバックアップを取り、数カ月に1度はDVDに保存してセキュリティを確保した場所に保管していた。

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万が一、災害などで外付けハードディスクが破損した…

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