Googleドライブのパワーユーザーになるための20のTips – ライフハッカー[日本版]

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Popular Science:10年以上前に、「Google Docs」が初めて登場したとき、ブラウザ上で動作するソフトウェアというアイデアはまだ新しく、見慣れないものでした。それから「Google Drive」と名前を変え、さらにパワフルになり、今では何百万人もの人々が、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションツールを無料で利用しています。

すでにGoogleドライブを使用している方は多いかもしれませんが、最大限に活用しているとはかぎりません。このパッケージには、表面をさらっただけではわからない、驚くほど強力な機能が備わっているのです。以下、なかでも有用な20の機能を紹介します。

Googleドライブ

1. オフラインで作業する

Googleドライブのオフラインモードを使うと、インターネットに接続していなくても、ブラウザ上でファイルの作成・編集ができます。変更した内容は、次にネットに接続したときに、すぐに同期されます。オフラインモードを有効にするには、Googleドライブの歯車のアイコンをクリックし、[設定]を選択、”オフラインアクセスを許可する“のチェックボックスをオンにします。

2. 書式をコピーする

ドキュメント、スプレッドシート、スライドの中で最も便利なツールの1つは、ペイントローラーの形をした[書式の貼り付け]とよばれる小さなボタンです。書式をコピーしたいテキストを選択し、ツールバーのこのボタンをクリックします。その状態で、書式を貼り付けたい場所を選択すれば、そこに、さきほどコピーした書式が反映されます。

3. 画像やPDF内のテキストを検索する

これは気づいていない方も多いかもしれませんが、Googleドライブはアップロードされたすべての画像、PDFを自動でスキャンしています。つまり、画像やPDFに含まれるテキストを検索できるのです。この機能はまだ完璧ではなく、たとえば、手書きの文字は検索できませんが、うまく使えばかなり重宝します。一度試してみてください

4. コンピューター間でファイルを同期する

Googleドライブのデスクトップクライアント(Windows版とmacOS版がある)をダウンロードすれば、Googleドライブのファイルと、ローカルファイルの同期が可能です。デスクトップクライアントをインストールすると、コンピューター上にGoogleドライブのフォルダが作成されます。ファイルをそのフォルダにドロップするだけで、自動でウェブにアップロードされ、ほかのデバイス上にあるGoogleドライブフォルダと自動で同期されるという仕組み。ただし、保存容量の上限があるのでご注意ください。

5. コメント内でほかのユーザーをタグ付けする

Googleドライブは、他のユーザーとドキュメントなどを共同作業するのに最適です。コメントを特定の人に読んでもらいたい場合は、コメント内でその人をタグ付けすることができます。コメント内で名前を入力しはじめると、連絡先にもとづいて予測一覧が表示されるので、そこから選んでください。

6. 過去のバージョンに戻す

ドキュメント、スプレッドシート、スライドで誤った操作を訂正したり、単純に過去のものを閲覧する必要があるときは、[ファイル]>[変更履歴を表示]で、ドキュメントの過去のバージョンをプレビューしたり、ロールバックすることができます。

7. 一番サイズが大きなファイルをチェックする

ストレージ容量を増やすために課金していたり、もうすぐ容量が上限に達するという方は、どのファイルが一番容量を食っているのか知りたいはず。画面の左側にある、使用中のストレージ容量の表示にカーソルを合わせ、ドライブの項目をクリックすると、ファイルサイズが大きい順に表示され、各ファイルのサイズが表示されます。

8. 動画をストリーミング視聴する

Googleドライブに一般的な形式(MP4など)の動画をアップロードすると、クラウドからYouTubeスタイルでストリーミング視聴ができます。特別な設定や編集作業は必要ありません。この機能を使えば、外出先でも、自分の映画コレクションを楽しめます。

Googleドキュメント

9. ファイルへのリンクを貼る

ドキュメントに埋め込まれるハイパーリンクは、ウェブサイトにしか飛ばせないというわけではありません。Googleドキュメント内のほかのファイルにジャンプするリンクも、簡単に作成できます。ツールバーのリンクアイコンをクリックして、リンクしたいファイルの名前を検索し、適用ボタンを押すだけです。

10. 新しいフォントをインポートする

ドキュメントをもう少し華やかに飾りたいときは、新しいフォントをインポートしましょう。ツールバーのドロップダウンフォントメニューを開き、[その他のフォント]を選択すると、Googleフォントコレクションにある何千ものフォントにアクセスできます。

11. 音声入力を使う

タイプのしすぎで指が疲れたときは、Googleドキュメントの音声入力をオンにしましょう。[ツール]メニューの[音声入力]をクリック。ポップアップで出てくるマイクアイコンをクリックして、しゃべりはじめてください。音声入力に間違いがあってもご心配なく。音声入力ツールを開いたまま、キーボードでテキストを編集することができます。

12. 単語を辞書に追加する

デフォルトでは、Googleドキュメントで単語にスペルミスがあると、自動で下線が引かれます。スラングや造語をよく使う人は、うっとうしく感じるかもしれません。辞書に単語を登録するには、単語の上で右クリックをして、[ユーザー辞書に追加]を選択します(ツールメニューからも選択できます)。

Googleスプレッドシート

13. 連続した値をすばやく入力する

日付や曜日や数字などを連続して入力したいときは、最初のセルを選択しておいて、セルの右下にカーソルを合わせると表示される青い小さな四角をクリックし、そのまま下方、あるいは横方向にドラッグしてください。数値の計算など連続性を理解し、ドラッグした範囲まで、連続した値を自動で入力してくれます。

14. 計算値をただちに確認する

スプレッドシートで作業しているときに、画面右下に、合計値を表示する小さなボックスが表示されることに注意してみてください。値が入った複数のセルを選択し、このボックスをクリックすると、選択した範囲のセルの合計値や、平均最大値最小値を見ることができます。

15. テンプレートを活用する

テンプレートはドキュメントやスライドでも使えますが、スプレッドシートで活用すると特に便利です。財務報告書や、年次報告書などを作成するときにテンプレートを利用すれば、すばやいスタートを切ることができます。Googleスプレッドシートのフロントページにアクセスして、どんなテンプレートがあるかを確認しましょう。

16. 画像を追加する

スプレッドシートを画像や図形で飾りましょう。ドキュメント上に浮かせたり、特定のセルにロックすることもできます。後者の場合は、セルの中に”=IMAGE(URL)”と入力し、URLのところをウェブ上にある画像のリンクに置き換えてください。

Googleスライド

17. マスタースライドを使用する

たくさんのスライドに同じ変更を一度に加えたい…。それなら、プレゼンテーションのマスタースライドを使いましょう。 [スライド]メニューを開き、[マスターを編集]をクリックします。ここで、タイトル箇条書きの書式など、スライドのテンプレートを編集できます。

18. カラースキームに合う画像を選ぶ

プレゼンテーションに画像を入れるとき、全体のカラースキームにマッチした画像を使いたいと思うはずです。Googleスライドなら簡単です。[挿入]>[画像]と選択し、[検索]タブをクリックして、検索キーワードを入力すると、スライドのカラースキームに合った写真を選べます

19. Chromecastにプレゼンテーションをストリーム配信する

スライドでプレゼンテーションを作成しているということは、いずれオーディエンスの前で発表する予定があるのでしょう。プレゼンテーションのドロップダウンをクリックすると、[別の画面に表示]オプションが出ます。これを使うと、スライドを近くのChromecastに送ったり、AppleのAirPlayレシーバーに送ることができます。

20. プレゼンテーションをウェブで公開する

あなたのプレゼンテーションを、より広い世界に送り出すもうひとつの方法は、プレゼンテーションをウェブページに埋め込むことです。[ファイル]をクリックしてから[ウェブに公開]をクリックすると、プレゼンテーションを公開するためのURLや、HTMLに埋め込むためのコードを取得することができます。

Become a Google Drive power user with these 20 tips and tricks|Popular Science

Image: Google

Source: Popular Science, Google






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