PFUが満足度80%オーバーのペーパーレス化メソッドを提供

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実践に基づくノウハウを伝授

2017年06月12日 15時15分更新

文● 天野透/ASCII

 PFUは6月12日、オフィスのペーパーレス化から働き方改革を実現させる「オフィスドキュメントマネジメントサービス」の開始を発表した。同社が2014年から取り組んできた社内実践をベースに、ペーパーレスオフィスの実現と継続運用までのノウハウ・仕組みを事業化したもの。従業員1000人規模のオフィスを前提としたサービスの概算費用例として、初年度のイニシャルコスト1200万円、次年度以降は年600万円を提示している。

 社内実践では「社員の意識改革」「どこでもオフィスの実現」「リスクマネジメント対策」「紙からの脱却によるコスト削減」を重点テーマに掲げ、紙文書量を92%削減や、空いたスペースのコミュニケーション空間への転換、テレワークの導入などを実施。オフィス環境の満足度が80%以上に向上したというこれらの経験に加え、同社のイメージスキャナによるイメージング技術などをベースに、次の3段階に体系化されたサービスを展開する。

1. ペーパーレスオフィス実現サービス
 3段階の導入ステップで無理なく確実なオフィスのペーパーレス化を支援する。計画フェーズとして、「ペーパーレス実践メソッド」の提供による、文書管理ルール、オフィスの紙文書の調査、実施計画作成などの実施方法を提供。実施フェーズとして、オフィス文書管理システムの導入サポートで、イメージ入力システム/電子化アウトソーシングを提案し、「オフィス文書管理システム」を導入支援。運用フェーズとして、組織変更や人事異動に対応し、保存期限切れ文書データの廃棄などのシステムを運用。

2. ファイルサーバ整頓サービス
「オフィス文書管理システム」の導入を前提とした、ファイルサーバーの電子ファイル整頓支援サービス。ペーパーレス実現サービス同様に計画・実施・運用をステップごとに進め、電子ファイル整頓を簡単な操作で運用できるように支援する。

3. 重要文書リスク対策サービス
 重要文書ファイルを対象に暗号化し、持ち出し文書の閲覧を制御する。

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