Excel「作業グループ」の使い方、解除する方法

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作業グループ機能とは

Excelでブック内の複数のシートを「作業グループ」にすると、1枚のシートに行った操作を、他のシートにも反映させることができます。同じ項目を追加したり、デザインを整えるときに大変役立つ機能です。

例えば、A店・B店・C店の売り上げをそれぞれまとめた「A店」「B店」「C店」というシートと、その3店舗の売り上げを集計した「集計」シートの4枚のシートを持つブックがあるとします。新商品Fの発売が決まり、各店舗シートに新商品Fの情報を追加し、集計シートに新商品Fの集計欄をつくりたい……そんなとき、「作業グループ」を使えば、複数のシートに同時に修正を行うことができます。

「作業グループ」の使い方

作業グループ機能では、グループ化したいシートを指定することができます。

1. 作業グループにしたいシートが離れている場合

1つ目のシートを開き、 「Ctrl」キーを押しながらグループ化したいシートの見出しをクリックします。

2.作業グループにしたいシートが並んでいる場合

グループ化したいシートの一番左側にあるシートを開きます。 「shift」キー を押しながら、作業グループにしたいシートの中で一番右側のシートの見出しを クリックします。

例にあげた売上報告書ブックで説明しましょう。シート「A店」を選択した状態で、「Shift」キーを押したまま、「集計」シートの見出しをクリック。

作業グループです

作業グループです

シート見出しの下に色が付き、ファイル名の横に[作業グループ]と表示されましたね。

 

この状態で、全てのシートに「商品F」を追加します。

 

新商品を追加する位置は、一番下、合計行の上が自然ですよね。ですが、記事、1行増えたばっかりに…オートSUMの落とし穴で説明してましたように、合計行の1行前に行を追加すると、追加した行が合計されない、という現象が起きるのです。今後も新商品は増えるはずですし、毎回式を入れ直すのはたいへんですね。

 

行を追加しても合計式は変わらない

行を追加しても合計式は変わらない

回避する方法として、合計行の上に空白行を入れておく、という方法を紹介しています。商品Fを追加する前に、この修正もやっておきましょう。

 

10行目、合計行を選択し、1行挿入します。売上数と、売上額を合計するために、以下のように選択して「Σ(オートSUM)」ボタンをクリック。空白行を入れた状態で合計しておきます。

 

10行目に「商品F」用の行を作りましょう。方法はいくつか考えられますが、今回は、「商品E」の9行目をコピーして、「商品F」用の行を作ります。商品名はコピー後直します。

 

10行目を選択して右クリックが早いです

 

これで完成です。全てのシートに式がきちんと入っているか確認してみましょう。まずはA店のシートをチェック!

・合計行に、商品Fを含めた合計式が入っているか?

 

作業グループです

 

・「商品F」の「売上高」セルに、単価×売上の式が入っているか?

大丈夫ですね!「B店」「C店」「集計」もチェックしてみましょう。同様の式が入っているはずです。

あとは、「関東支店08年1月営業報告書」のデータを「関東支店08年2月営業報告書」に変更するだけ……ちょっと待って下さい。このまま、2月のデータを入力するとたいへんです。

 

「作業グループを解除」する

ハヤル気持ちはわかりますが、「作業グループ」を解除してから。複数のシートを一度に修正できる「作業グループ」はとっても便利ですが、この状態で各店のデータを入れてしまうと、各店とも同じデータになってしまいます……。これ……経験あります(笑)……気をつけましょうね。

「作業グループ」を解除する方法は、シート見出しを右クリックし、メニューから「作業グループの解除」を選択してください。






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